Sanal Ofis Kavramı Nedir? Sanal ofislerde iletişim alt yapıları nasıl olmalıdır.? Bu iş CRM ve Sanal Santral sistemiyle nasıl gerçekleştirilir?
GÜNÜMÜZDE BIR ÇOK ILDE SANAL OFISLER ARTMAYA BAŞLADI. SANAL OFIS KISACA NEDIR DERSEK ? ”GIRIŞIMCILERIN, ILK PLANDA OLUŞAN GIDERLERINI MINIMIZE ETMEK IÇIN, BIR ARAYA GETIRILMIŞ HIZMETLER BÜTÜNÜDÜR” DIYEBILIRIZ. AÇARSAK KONUYU, BIR MASA YADA ODA ŞEKLINDE BIR ÇALIŞMA MEKANININ, SAĞLANMASININ YANINDA, ELEKTRIK, INTERNET, SEKRETER YA GIBI HIZMETLERIN VERILMESINI SAĞLIYOR SANAL OFISLER. SONUÇTA BIR ÇOK GIRIŞIMCININ, SINIRLI BIR BÜTÇEYLE BU IŞE GIRECEĞI DÜŞÜNÜLÜRSE, SANAL OFISLERE RAĞBET NEDENI DE ANLAŞILMIŞ OLUR…
Gelelim yazımızın konusuna. Sanal ofislerde kullanıcıların hizmetine telefon alt yapıları nasıl kurulur. Sistem genelde bir ip santral üzerinde yapılandırılır. Abonesine müşteri tarafından gelen çağrıları sekreteryası karşılar. Bu karşılamada hangi sanal ofis müşterisiyse, sekreterya ekranında görür ve o abonenin adıyla telefon açılır. Notlar alınır ve gerekirse o aboneye arama bağlanır. Bu yapıda kullanılanlar, az önce söylediğim gibi IP Santral, Ip telefonlar ve dolaylı olarak sisteme entegre olan cep telefonlarıdır. Böyle bir yapı için ortalama bir maliyet nedir dersek. Ortalama bir ip santrale 2000-5000 dolar aralığında diyebiliriz. Buna bağlanacak ip telefonlarda 80-200 dolar aralığındadır. Bu telefonlardan biri sekreterya hizmetini verecek kişinin önüne konurken, diğerleri abonelerin odalarında ya da toplantı odası tarzı ortak kullanım alanlarına konacaktır.
Şimdi gelelim Sanal Ofis, Sanal Santral sistemiyle nasıl kurulur. Burada öncelikle bir lokasyona bağlı olmayan numara gerekmektedir. (Elde olan bir numara bu sisteme taşınabileceği gibi, 0850 ile başlayan yada alan kodu sistemiyle çalışan bir numarada tahsisi edilebilir) Sonrasında sistemim genel çalışma senaryosu hazırlanır.
Şu an örnek bir senaryomuz var ve ona göre yapacağız.
Örneğimiz de 3 adet sekreteryamız var ve birisi ingilizce hizmette verebilecek. Her Sanal Ofis abonesinin kendi dış hat numarası olacak ve her arama aboneye özel hazırlanan karşılama mesajıyla açılıp, sonrasında sanal ofis sekreteryasına bağlayacak, ingilizce tuşlandıysa arama ingilizce karşılama sekreteryasına gidecek, diğer durumda 2 adet sekreteryaya sırayla çaldıracak(ya da biri mesgulse diğeri çalacak) Sekreterya önündeli ip telefonda abonenin ismini ve yanında da abonesini arayanın numarasını görecek ve telefonu abonenin mesajıyla açacak. Sonrasında sekreterya, açtığı telefonları, abonenin dahilisi ne bağlayacak. Dahili yerinde yoksa, cebine arama bağlanabilecek. . . Bu sistemin için de Sanal Ofis sahibi abonesye bir çok farklı hizmette verilebilmekte,
Örneğin,aboneye ulaşılamadığı durumlarda, arayanın ses mesajının alınıp, abonenin mailine iletilmesi, tüm görüşmelerin kayıt altına alınabilmesi, abonelerin fakslarının, pdf olarak maillerine gönderilmesinin sağlanması sayılabilir.
Sanal Santral’de sekreteryanın aynı lokasyonda olmasıda gerekmemektedir. Ayrı ayrı binadaki sanal ofislere tamamen ayrı bir yerden bile sekreterya hizmeti verilebilmektedir. IP alt yapı sayesinde, internetin olduğu her yer bir dahili olabilmektedir.